Трудовая книжка – это документ, который отражает трудовой стаж человека. Этот документ должен вестись работниками кадровой службы на всех сотрудников организации, в том числе сезонных и временных, если эта трудовая деятельность является их основным местом работы.
Документы ведутся на русском языке. В республиках, которые входят в состав РФ на двух языках: русском и государственном языке этого региона. Записи ведутся без сокращений, исправлений, под порядковым номером соответствующего раздела.
Когда оформляют новую трудовую книжку, личные данные заносят на основании документов подтверждающих личность. Записи об образовании, профессии, специальности - должны подтвердить соответствующие документы. После заполнения этих данных, титульный лист документа подтверждается подписями ее владельца, кадровика и печатью.
Приказы или распоряжения дают право заносить такие записи о работе: прием, перевод и увольнение, а также поощрение и изменение названия организации. Даты и формулировки должны строго соответствовать приказам.
При занесении ошибочной записи – исправление запрещено. Исправления неточной формулировки производится следующим образом: под последующим порядковым номером вносится запись, что формулировка или дата под таким номером недействительна и заносится правильная запись.
При изменении фамилии или других личных данных, одной чертой зачеркиваются измененные данные, и производится запись новых. Ссылки на используемые документы заносятся на обложку трудовой книжки с внутренней стороны, подтверждаются подписью и печатью.
Со всеми записями этих документов кадровики должны ознакомить сотрудников под роспись в личных карточках.