Обязательность создания книги учета трудовых документов определена нормами их ведения и сохранения, регламентированными Правительство РФ распоряжением № 225 от 16.04.2003 г. Чаще всего ведением журнала регистрации и перемещения трудовых книг (ТК), занимается кадровик. Этот журнал должен быть прошит, пронумерован, заверен сургучовой печатью и пломбой, и подписью главного администратора. При допущении коррективов в книге учёта трудовых книжек со стажем, производится запись, что отметка с ошибкой недействительна, и после верной записи прописывается фраза «Исправленному верить» и далее следует подпись инспектора кадров.
Книга учета охватывает данные о ТК и вкладышах к ним. Данные уточнятся в 13-ти графах:
1 – номер п/п отметки в журнале о ТК и её вкладыше;
2, 3, 4 – дата в которую была учтена ТК либо оформлена новая;
5 – ФИО сотрудника, которому принадлежит документ;
6 – номер и серия ТК и вкладыша (если таковые в книжках старого образца не существуют, в этом пункте ставится прочерк);
7 – пост работника согласно штатному распорядку;
8 – данные о компании и структурном отделе;
9 – число и порядковый номер акта, по которому работника приняли на службу;
10 – роспись специалиста (чаще кадровика);
11 –сумма оплаты за оформление трудовой книжки и её приобретение (прочерк при не существовании такового);
12 – число, которым было произведено увольнение и возвращена ТК;
13 – подпись увольняющегося при выдаче ТК на руки;
Журнал учета перемещения ТК и вкладышей к ним нужно сохранять пятьдесят лет.